La situación actual del país, entre la pandemia y las movilizaciones sociales, prueba la importancia de diseñar y actualizar periódicamente un plan de continuación de las actividades, o Plan de Continuidad del Negocio, que pueda implementarse en períodos de crisis y permita limitar el impacto negativo en las operaciones. Se trata de prever las calamidades, tanto externas como internas al negocio, y anticipar una respuesta a la crisis por medio de un documento que estructure las prioridades y designe a las personas encargadas, así como sus responsabilidades. Es fundamental que todas las personas involucradas en el Plan de Continuidad sepan exactamente qué hacer en caso de crisis.

El Plan de Continuidad del Negocio es fundamental para evitar bloqueos en la toma de decisiones de urgencia y para administrar eficientemente los recursos en un el marco de una crisis. Estos bloqueos, aunque limitados en el tiempo, pueden significar retrasos en asuntos primordiales y en consecuencia una magnificación innecesaria de los daños. No sobra recordar que incluso una breve interrupción de la actividad puede ser suficiente para poner en peligro el lugar de la empresa en sus mercados.

En momentos de normalidad, el Plan de Continuidad puede parecer secundario, pero debería ser una prioridad. En efecto, este documento contiene la estrategia que debe adoptarse para contrarrestar los riesgos propios al negocio, que deben identificarse e individualizarse antes de ser organizados en orden de prioridad, según los impactos negativos esperados y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos.

La importancia de diseñar un plan de continuación de actividades en períodos de normalidad es que esto permite mantener la objetividad en cuanto a la priorización de los riesgos y la asignación de los recursos, tanto financieros como humanos. Así mismo, la existencia de procedimientos escritos facilita la reacción en tiempos de crisis. La aplicación de estos procedimientos aligerará la carga decisional, que puede verse afectada por la presión asociada a la crisis, particularmente en cuanto a las responsabilidades posteriores.

Debe resaltarse también que es clave mantener el Plan de Continuidad del Negocio actualizado, según las variaciones exógenas y endógenas que representen un ajuste del riesgo. Por supuesto, este documento debe estar en constante evolución; las prioridades de las empresas varían continuamente, particularmente frente a las obligaciones contractuales y legales, así como las relaciones con socios externos, proveedores o clientes.

El Plan de Continuidad debe integrar medidas que permitan: (i) organizar la respuesta operativa a la crisis, es decir, ajustar las operaciones de la Sociedad para limitar los daños, (ii) garantizar el mantenimiento de las actividades esenciales, incluso si eso implica detener otras actividades y limitar la operación esencial y (iii) gestionar la salida de la crisis para (iv) retornar a un nivel de operación normalizado.

Es por esta razón que dicho documento optimiza la respuesta y la fortaleza de una empresa en caso de la ocurrencia de eventos desestabilizadores. Por ejemplo, al permitir el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, limitar las pérdidas y la duración de la crisis y, en últimas, al mantener a la Sociedad en el mercado.

Con relación al contenido específico de un Plan de Continuidad, este puede dividirse en seis puntos esenciales, como se explica a continuación:

1. El marco general – Es la identificación del negocio principal, de los procesos imprescindibles para las operaciones y de los recursos críticos:
2. • Infraestructura – edificios, locales, transporte, telecomunicaciones etc.
   • Sistemas de información – procesamiento de transacciones, información ejecutiva, etc.
   • Recursos humanos – personas clave, habilidades, competencia, experiencia, etc.
   • Recursos intelectuales e intangibles – bases de datos, información estratégica, etc.
   • Servicios externos – energía, subcontratistas, etc.
   • Productos críticos – materias primas, etc.

1. Identificación de los riesgos más graves y las acciones a seguir – Se trata de los riesgos que podrían poner en peligro la continuidad de las actividades esenciales, los cuales deben individualizarse y priorizarse. Cada riesgo debe estar acompañado de una acción o procedimiento concreto para su gestión.

Por ejemplo, el riesgo de ‘Persona clave’ se materializa en el caso de ausencia intempestiva de alguna de las personas con responsabilidades de toma de decisión, por ejemplo, el Gerente General, el presidente de la Junta Directiva y los altos ejecutivos. La acción más adecuada para administrar este riesgo es la redacción de un plan de sucesión o de reemplazo temporal de estas personas.

1. Estrategia de continuidad del negocio – Contiene una estrategia de recuperación por cada actividad esencial de la empresa. La estrategia debe ser detallada, desde el punto más grave de la crisis, hasta el retorno a una situación de normalidad. Para esto, se debe decidir sobre:
2. • Los niveles de servicio que serán mantenidos durante la crisis;
   • Los tiempos máximos de interrupción permitidos según la clasificación de los servicios;
   • Los recursos y procedimientos necesarios para alcanzar estos objetivos, teniendo en cuenta los recursos críticos que podrían haberse perdido.
3. Los responsables de la implementación y su rol específico – Es igualmente importante que se incluya un organigrama con las reglas para la toma de decisiones. Todas las personas que hagan parte de la célula de crisis, es decir, aquellas que sean responsables de una la ejecución de una acción bajo el Plan de Continuidad, deben conocer precisamente su función y estar en capacidad de actuar inmediatamente después del inicio de la crisis. 
4. El sistema de gestión de crisis – Debe contener los procedimientos detallados para la puesta en marcha del Plan de Continuidad, incluyendo la asignación de responsabilidades y de recursos. Básicamente, es el elemento que permite llevar a cabo la implementación operativa del Plan de continuidad, facilitando la detección y calificación de incidentes, la activación de la célula de crisis y la puesta en marcha de las disposiciones del Plan.
5. Mantenimiento operativo del plan – El Plan de Continuidad debe incluir indicadores para verificar periódicamente:

• La implementación de los esquemas establecidos;
• Su adecuación frente a los objetivos y las necesidades de continuidad;
• Los resultados realmente verificados durante una crisis.

Debe reiterarse que, si bien este documento es primordial en tiempos de crisis, también en tiempos de normalidad significa una ventaja competitiva para las empresas que lo implementan. Puede ser un elemento diferenciador frente a los clientes, pues genera mayor seguridad en el momento de hacer compromisos a mediano o largo plazo. Bajo esta misma lógica, el Plan de Continuidad fortalece a la empresa frente a todas sus partes interesadas, proveedores, clientes, trabajadores, inversionistas etc. La cultura de gestión de riesgos es un punto clave en los negocios pues permite estructurar y formalizar un marco sobre las prácticas esenciales y darle continuidad a la operación, lo que a su vez representa más seguridad para todas las partes interesadas.

Con base en lo anterior, es importante que, tras la salida de la actual crisis, y una vez restablecida la operación, las empresas pongan como prioridad la redacción y/o actualización de su Plan de Continuidad del Negocio. Sobretodo, no debe permitirse que la vuelta a la normalidad deje en un segundo plano la prevención de riesgos de cara al futuro.