Gav ABOGADOS CONSULTORIA Y SERVICIOS LEGALES ESPECIALIZADOS S.A.S., por medio del presente documento presenta a sus trabajadores, clientes y proveedores, así como a las autoridades y a cualquier tercero interesado, su política de tratamiento y protección de datos personales, con base y en desarrollo del derecho fundamental de habeas data previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y desarrollado por las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

CAPÍTULO I: Asuntos generales
ARTÍCULO PRIMERO. Objetivos de la política de tratamiento de datos personales. Dando cumplimiento a las normas citadas en el acápite preliminar, GAV Abogados S.A.S. ha desarrollado el contenido del presente documento; el cual se concentra en el manejo de los Datos personales que sean recopilados por GAV Abogados S.A.S. en el desarrollo de su objeto social. A través de esta política de tratamiento se dan a conocer a los titulares de la información: (i) los derechos que les asisten, (ii) los procedimientos de manejo, (iii) el Tratamiento al que será sometida esta información y (iv) la finalidad de su tratamiento. Lo acá estipulado es de obligatorio cumplimiento y está diseñado para que los Titulares puedan hacer valer sus derechos.

ARTÍCULO SEGUNDO. Responsable del tratamiento de información. El responsable del tratamiento de la información es GAV Abogados S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT 900.279.186-4, domiciliada en la Calle 98 No 22 – 64, oficina 605 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono: +57 601 6456416. Se deja sentado que dentro de la organización no habrá lugar a la figura de Encargado del tratamiento de información. Por lo mismo, GAV Abogados S.A.S. es responsable de los deberes consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO TERCERO: Finalidad del tratamiento de datos personales. GAV Abogados S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y/o suprime datos personales no sensibles, y en algunos casos sensibles, con la finalidad de prestar un servicio jurídico oportuno y adecuado para las necesidades de sus clientes; gestionar eficaz y eficientemente las comunicaciones con clientes, proveedores y terceros en general, y procurar la debida y eficiente administración de sus riesgos al momento de contratar con terceros, accediendo a la información necesaria para identificar, calificar y evaluar los riesgos connaturales al ejercicio de la contratación.

ARTÍCULO CUARTO: Principios para el tratamiento de datos personales. GAV Abogados S.A.S., en cumplimiento de lo previsto en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. De llegarse a institucionalizar derechos positivos adicionales, serán de aplicación inmediata así no estén expresamente previstos en este documento.

CAPITULO II: Tratamiento de los datos personales
ARTÍCULO QUINTO: Recolección de datos personales. Los datos personales de todas las personas naturales con las que GAV Abogados S.A.S. tiene relación legal, de naturaleza civil o comercial, o contacto en desarrollo de seminarios, capacitaciones, cursos o talleres de formación y entrenamiento, y que serán objeto de recolección son:
1. Nombres completos
2. Dirección de correspondencia
3. Dirección de correo electrónico
4. Empresa donde ejecuta labores
5. Cargo ocupado en la empresa donde labora
6. Teléfono de contacto
Así mismo, (i) respecto de los representantes legales o personas que tengan poder de decisión en las sociedades o personas jurídicas, o sus accionistas personas naturales; y/o (ii) con las que GAV Abogados S.A.S. tenga relaciones contractuales del orden civil, laboral, administrativo y/o comercial, adicional a la información precedente, en consonancia con lo previsto en el artículo cuarto del presente documento, podrá ser recolectada la siguiente información:
a. Tipo de documento de identificación
b. Número de documento de identificación
c. Registro Único Tributario
d. Personas a cargo, que tengan incidencia en la relación con GAV Abogados S.A.S.
e. Referencias y documentos de identificación – ej., copia de la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, RUT, RIF.
f. Antecedentes laborales que incluyan información introductoria, informes del periodo de prueba, informe de accidentes
g. Formularios de revisión del desempeño
h. Detalles de contacto en caso de emergencia
i. Copia de pagos en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
j. Datos y certificaciones bancarias
k. Confirmación de cumplimiento de la política sobre PTEE, SAGRILAFT o cualquier otra política
l. Registros médicos, incluidos los resultados médicos previos a la vinculación contractual con GAV Abogados S.A.S.
m. Certificados médicos (notas de médicos)
n. Registros y certificados de cursos de capacitación
o. Certificados de calificaciones, incluidos resultados de exámenes o evaluaciones académicas
PARÁGRAFO: Recolección de datos sensibles. Respecto de las personas descritas en el segundo inciso del presente artículo, también podrán ser recolectados los datos sensibles que se exponen a continuación:
• Resultado de evaluaciones/pruebas psicométricas
• Salud y estado físico o mental – datos médicos sensibles

ARTÍCULO SEXTO: Autorización para el tratamiento de datos personales. Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, GAV Abogados S.A.S. contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que tratan los artículos 4 literal b) de la Ley 1266 y 9 de la Ley 1581 de 2012. La referida autorización puede ser obtenida por escrito, o por medio de correo electrónico, mensajes de datos o medios técnicos automatizados en general, incluyendo la aceptación de ofertas mercantiles, en donde el Titular de la información autoriza a GAV Abogados S.A.S. a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento. Así mismo, previa recolección de datos personales sensibles, se debe contar con una autorización distinta a la que trata el primer inciso del presente artículo, de parte del Titular de los datos personales, en donde se le ponga de presente: (i) que no está obligado a dar dicha autorización; (ii) cuáles son los datos personales sensibles que se le recolectarán y serán objeto de subsiguiente tratamiento. En el caso de boletines jurídicos, reels, videos o mensajes de datos remitidos a los correos electrónicos de terceros, clientes o no, con los que se mantiene algún tipo de relacionamiento, GAV Abogados S.A.S. dispondrá de un botón habilitado para permitir la eliminación del destinatario de los mismos, en cualquier momento.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Conservación de la información física. La información objeto de tratamiento por parte de GAV Abogados S.A.S. será conservada en carpetas, en un archivo con seguridad bajo llave, de acceso restringido únicamente a las personas autorizadas y descritas en el presente documento. La información será conservada en medios físicos por un periodo de cinco (5) años, contados a partir del último acto de tratamiento sobre esta. Una vez acontecido este plazo, se procederá a su conservación en medios electrónicos o digitales por cinco (5) años adicionales, vencidos los cuales se procederá a su eliminación.

ARTÍCULO OCTAVO: Conservación de la información electrónica. La información que repose en archivos electrónicos se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas descritas en el presente documento. La información será conservada por el término de diez (10) años, contados a partir del último acto de tratamiento sobre esta.

ARTÍCULO NOVENO: Uso de los datos. La información será usada únicamente por las personas autorizadas para efectos de mejorar, hacer más eficiente y eficaz su relación con las personas con las que GAV Abogados S.A.S. mantiene relaciones civiles, laborales, administrativas y/o comerciales. Así mismo la información será usada con el fin de orientar la toma de decisiones, teniendo en cuenta los riesgos inherentes a la contratación, incluyendo la de servicios personales no laborales. En todo caso, la información suministrada por los clientes de GAV Abogados S.A.S. en desarrollo de una relación profesional, tendrá como finalidad la prestación del servicio y estará sujeta al secreto profesional previsto en el artículo 74 de la Constitución Política Colombiana.

ARTÍCULO DÉCIMO: Personas con acceso a la información. Únicamente tendrán acceso a la información de que trata el presente documento las personas que ostenten los siguientes cargos dentro GAV Abogados S.A.S.:

a. El Representante Legal
b. El Suplente del Representante Legal.
c. Los abogados asociados vinculados mediante contrato de trabajo.
d. Los abogados asociados vinculados mediante contrato comercial o civil.
e. Los miembros pertenecientes a la Gestión Administrativa de GAV Abogados S.A.S.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Persona responsable del tratamiento de información. La persona responsable por el tratamiento de la información dentro de la organización será quien ocupe el cargo de Gerente Administrativo. Esta será la persona a quien el Titular de la información deberá dirigirse para efectos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos personales, así como para tramitar la revocatoria de la información.
PÁRRAFO TRANSITORIO. Al momento de la expedición y entrada en vigencia de la presente política de tratamiento de información, el cargo de Gerente Administrativo de GAV Abogados S.A.S., es ocupado por la señora Rosana Escamilla Torres, quien puede ser contactada en Calle 98 No. 22 –64 oficina 605, teléfono +57 601 6456416, correo electrónico: administrativo@gavabogados.com

CAPITULO III: Procedimiento en el ejercicio de los Titulares de la información
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información. El Titular de la información podrá ejercer los derechos que por Ley le han sido otorgados, y consagrados en el presente documento, bajo el procedimiento especial previsto para cada caso.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Procedimiento para las consultas. La información que maneja GAV Abogados tiene un ámbito exclusivamente personal, con fines y efectos internos que corresponden al ejercicio de la profesión de abogado. En consecuencia, no se suministra a otras personas jurídicas o naturales, así como tampoco tiene, ni pretende, una finalidad de prospección comercial, crediticia, financiera o de servicios. En consecuencia y dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el procedimiento, tanto para consultar los datos personales objeto de tratamiento de GAV Abogados S.A.S., como informarse sobre el uso de los mencionados datos es el siguiente:
1. Solicitud de envío de copias físicas y electrónicas de los datos personales: El Titular de la información deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo suministrada, dirigido a la persona responsable del tratamiento de la información de GAV Abogados S.A.S., indicando: (i) Nombres y apellidos; (ii) número de documento de identificación; (iii) documentos que requiere; (iv) si resulta procedente y pertinente, solicitud de la forma en que GAV Abogados S.A.S. ha utilizado la información; (v) dirección electrónica donde puede ser enviada la documentación y/o respuesta; dentro de un lapso de cinco (5) días hábiles se dará respuesta en los siguientes términos:
a) GAV Abogados S.A.S. confirmará si tiene en su custodia datos personales. En caso de que GAV Abogados S.A.S. no tenga datos personales del remitente, se lo comunicará, dando por terminado el procedimiento de consulta.
b) De conformidad con la solicitud documental del Titular, GAV Abogados S.A.S. elaborará y comunicará el inventario de documentos físicos y electrónicos que se encuentren en su poder y que serán remitidos.
2. Solicitud de acceso al archivo físico: Deberá radicarse en físico a GAV Abogados S.A.S. una carta suscrita por el Titular de la información en donde se especifique: (i) Nombres y apellidos; (ii) número de documento de identificación; (iii) documentos a los que requiere acceder; e (iv) indicación de si va a requerir copia de los documentos objeto de consulta. Si el Titular se hace representar por conducto de apoderado, en documento separado deberá otorgarle poder especial al apoderado, suscrito por el poderdante junto con sello de reconocimiento de firma ante Notario Público, Cónsul de Colombia, o Notario Público de un gobierno extranjero, este último debidamente apostillado. GAV Abogados S.A.S., mediante correo certificado comunicará al Titular o su apoderado, en un lapso de 8 días hábiles:
a) Si tiene en su custodia datos personales. En caso de que GAV Abogados S.A.S. no tenga datos personales del remitente, se lo comunicará, dando por terminado el procedimiento de consulta.
b) El lugar, día y hora, que no superará 6 días hábiles, contados a partir de la remisión de la comunicación por parte de GAV Abogados S.A.S, que se habilitará para la consulta de los datos personales. (En todo caso el horario para consulta de datos personales es de lunes a viernes, entre las 8 a.m. a las 12 m.)

El Titular de la información tendrá acceso exclusivamente a los documentos y los datos personales relacionados con él; bajo ninguna circunstancia se allegarán o se permitirá el acceso a datos personales de otras personas.
En el lugar, día y hora acordados se efectuará la visita, para lo cual el Responsable del tratamiento de datos personales, o su delegado, atenderá personalmente al Titular de la información y lo orientará durante la consulta. Al finalizar la consulta, el Titular diligenciará una planilla en donde se declarará que su solicitud de consulta fue debidamente atendida y realizada. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Procedimiento para reclamo. En caso de que el Titular de la información advierta que GAV Abogados S.A.S. tiene datos personales desactualizados, incorrectos, u obren datos que considere que deben suprimirse, o manifieste que GAV Abogados S.A.S. ha infringido los deberes impuestos por el ordenamiento jurídico para el tratamiento de datos personales, la Sociedad procederá en apego y de conformidad al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Corrección oficiosa. En caso de que GAV Abogados S.A.S. detecte errores en la información del Titular, y cuente con los elementos para corregirla, la Sociedad lo hará de manera automática, enviando una comunicación al Titular informándole los datos que fueron objeto de cambio. En caso de que GAV Abogados S.A.S. no cuente con los elementos necesarios para la corrección de la información, remitirá una comunicación al Titular, para que se sirva aportar la documentación que resulte pertinente y conducente para efectos de corregir la información objeto de tratamiento de GAV Abogados S.A.S.

CAPITULO IV: Derechos del Titular de la información
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Derechos del Titular de la información. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de GAV Abogados S.A.S. son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GAV Abogados S.A.S.; Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar la autorización otorgada a GAV Abogados S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por GAV Abogados S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, o a la Constitución Política.

CAPITULO IV: Disposiciones finales
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. Derogatorias. El presente documento regula íntegramente la política de tratamiento de datos personales de personas naturales que estén o hayan estado vinculadas civil y/o comercialmente, con GAV Abogados S.A.S.; en consecuencia, cualquier disposición anterior que le sea contraria quedará derogada.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: Vigencia. El presente documento entrará en vigencia a partir del veintinueve (29) de julio de 20141, para lo cual se dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión por el correo electrónico institucional y página web de GAV Abogados S.A.S.: http://www.gavabogados.com